Kurumlaşma; resmî olarak belirlenmiş kurallara, yasalara, geleneklere, göreneklere, dinsel ve ahlaksal kurallara dayanan sosyal etkileşim kalıplarının istikrarlı bir şekilde gelişmesi şeklinde tanımlanabileceği gibi; istikrarsız davranışlardan daha düzenli, kendi kendinin devamını sağlayan, toplumca değer verilen davranış kalıplarına geçiş olarak da ele alınabilmektedir. Kurumlaşma, belirli kurallar etrafında davranışların standart hale getirilmesidir.
Kurumlaşmada süreklilik vardır. Sosyal sistem içerisinde meydana gelen ilişki ve davranış biçimleri kurumlaşmış bir karakter arz eder. Örneğin; anne, baba, işçi, işveren, öğretmen, din adamı gibi sosyal rollerin meşruluğu ve bu rolleri yerine getiren aktörlerden beklenen davranışların tanımlanması kurumlaşma vasıtasıyla gerçekleşir. Bu nedenle kurumlaşmış yapı içerisinde meydana gelen sosyal ilişkiler düzenlidir ve önceden kestirilebilir bir mahiyet arz eder.
Kurumlaşma bir yaptırımlar sistemiyle ilişkilidir. Örneğin; kurumlaşmış beklentilere uyma ödüllendirilirken, kurumlaşmış beklentilerden sapma cezalandırılır. Toplum içerisinde hırsızlık yapma kurumlaşmış beklentilerden sapma olarak görülür ve cezalandırılır buna karşın, hırsızı yakalayan polisin davranışı kurumlaşmış beklentilere uyduğu için ödüllendirilir. Kurumlaşmanın en temel işlevi; düzenli bir sosyal ilişkiler sistemi sağlamasıdır. Kurumlaşma tüm toplumlarda bulunur, fakat toplum içerisinde sosyal hayatın farklı kesimlerinde kurumlaşmış davranışın derecesi değişmektedir (Kızılçelik-Erjem, 1992, 269).
Kurumlaşma süreci aşağıdan yukarıya, kurumsal çözülme ya da kurumsal yozlaşma ise aksi yönde bir değişim gösterir. Mesela; bir mistik akımın zamanla örgütlü bir din haline gelmesi, küçük bir özel okulun zamanla gelişip itibarlı bir üniversite seviyesine çıkması, küçük bir ile şirketinin ulusal bir holding haline gelmesi gibi. Kurumsal çözülme de ters yönde olmaktadır (Ergil, 1984, 203).
Kurumsal gelişmeyi başlatan önderlerin çoğu halkın içinden çıkarlar ve ilk zamanlar amatörce bir davranış sergilerler. Bu kişiler, önderlik niteliğine [1). karizmatik, 2). geleneksel, 3). yasal-bürokratik liderler] uygun birtakım unsurlar taşımaktadırlar. Peşinden gidenler, önderlerde olağanüstü bir güç, gizem ve çekicilik görürler. Önder, davanın ruhu ile kişisel bir özdeşlik kurar. Genel olarak liderler, toplumun yerleşik kalıplarına karşı bir başkaldırının öncüsü durumundadırlar. Kurumdaki örgütlenme zamanla uzmanlaşır ve önderler, konumlarının gerektirmiş olduğu birtakım davranışlar kazanırlar. Sorumlu olmaları onları diğer insanlardan ayrı bir konuma getirir. Bu önderlik zamanla bir bürokratik çerçeve kazanır. Heterojen bir toplumda artık bu kaçınılmaz olmaktadır (Ergil, 1984, 203).
Kurumları belirleyen, onlara tanıtıcı özelliklerini kazandıran ana etken, bunların içinde yer aldıkları toplumun nesnel koşullarıdır. Kurumlar bu nesnel koşulları daha da sağlamlaştırmak ve belirgin kılmak üzere toplumca oluşturulurlar (Ozankaya, 1984, 140).
Kurumlar, içinde bulundukları toplumun nesnel koşullarını; bireylerde belli, yerleşmiş davranışlar (alışkanlıklar) oluşturarak sağlamlaştırmaktadırlar. Toplumsal kurumlar, toplumun üyelerinde belli davranış ve düşünme alışkanlıkları oluşturarak toplumsal düzeni ve uyumu sağlamlaştırır ve belirgin kılarlar. Örneğin; aile veya eğitim kurumunda ödüllendirme ve cezalandırma şeklindeki olumlu ve olumsuz yaptırımlar, uyumun sağlamlaşmasına yardım etmektedirler (Ozankaya, 1984, 140).
Her toplumda pek çok konuda belli kalıplar kurumlaşmaktadır: Bayramların kutlanması, evlenmede nikâhın kıyılması, her yıl “yılın sporcusu”nun seçilmesi örnek olarak verilebilir. Durum böyle olmakla beraber, sosyolojide kurum olarak ele alınan kalıplar ya da kural dizileri, daha çok toplumda insanların ihtiyaçlarını karşılamaya yönelik olanlarıdır. Neslin sürmesini sağlama, toplumun kültürüne yeni üye hazırlama, insanlara amaç kazandırma, mal ve hizmetlerin üretim ve dağılımını gerçekleştirme, düzeni koruma bunlara örnek olarak verilebilir (Ozankaya, 1984, 140–141).
Her toplumsal küme gibi her kurum da bir “davranış kuralları”, “mevkiler”, “eylemler” bütünüdür.
Toplumsal kurumların işleyişi genel olarak bu çerçevede olmaktadır. Bunlar kısaca ele alınacak olursa;
1)-Davranış kuralları; a)-Resmi buyruklar (yasalar, yönetmelikler) şeklinde olabilirken, b)-Resmi olmayan emirler (gelenek-görenekler, ahlak kuralları, dinî kurallar) şeklinde de olabilirler.
2)-Mevkiler; her kurumda üyenin/üyelerin belli yeri ya da yerleri bulunmaktadır.
3)-Eylemler (iş payını yapma); a)-Davranış kurallarıyla her mevki için belirlenen “beklenen iş payı”nı yapma ve b)-Fiili olarak gerçekleştirilen iş payı olarak ele almak mümkündür (Ozankaya, 1984, 141).
Her toplumsal örgütleniş; birçok alışkanlıkların, değer ölçülerinin, kurulu çıkarların ve türlü kuralların oluşması demektir. İçerdiği bireysel ve kümesel etkileşimin ölçüsüne bağlı olmakla birlikte, geçici olmayan her örgütleniş az-çok kurumsallaşma süreçlerinden geçer. Kurumsallaşma süreçlerinin belli başlıları şu şekilde sıralanabilir:
1)-Resmilik kazanma: Yasalar, yönetmelikler, tüzükler vb. resmi örgütlenme öğeleri, ilgili küme içi ilişkilerde koordine ve iletişimi etkin biçimde geliştirmekle, başka bir deyişle resmi olmayan kümeleri ve uygulamaları yasal olarak tanınan ve resmi biçimde yerleşen bir özelliğe kavuşturmakla kurumlaşmayı sağlarlar. Toplum yaşamının türlü alanlarını (aile, eğitim, sanayi işletmeciliği, ulaştırma vb. ) düzenleyen yasalar, aslında toplumda daha önce bu alanlara ilişkin olarak var olan kimi uygulama ve kuralları resmileştirmişlerdir.
Resmilik kazanma, aynı zamanda denetimin de artması demektir. Çünkü artık uygulanacak kurallar ve ölçüler, korunacak değerler açık ve herkese benzer biçimde anlaşılacak kesin tanımlara ve sınırlandırmalara kavuşturulmaktadır (Ozankaya, 1984, 143).
2)-Varlığını güvencede bulundurma: Her toplumsal kurumlaşma, ilgili küme üyeleri arasındaki resmi ve resmi olmayan ilişkilerin, teknik amaçların, kişisel özlemlerin ve küme çıkarlarının karmaşık bileşimidir. Bu öğelerin her biri sürekliliğinin belli bir güvence altında bulunmasını bekler. Bu, küme içi çıkarlarla küme dışı güçler arasında bir uyarlanmayı da gerektirir. Bu amaçlar için kurumlaşan örgütün; a)- Varlığı üzerinde üyelerin her zaman canlı bir ilgi duymaları sağlanmaya çalışılır, b)-Varlığına yönelik tehlikeler azaltılmak istenir, c)-Kısa süreli amaçlardansa uzun süreli amaçların gerçekleşmesine çalışılır.
Özellikle kurumun önder ve yöneticileri bu “güvenlik” güdüsüyle yoğun biçimde yüklüdürler. Kuruma karşı olumlu bir kamuoyu oluşmasına özen gösterirler (Ozankaya, 1984, 143–144).
3)-Değer özdeşmesi: Bireylerin kendilerini örgütle özdeşleştirmeleri, onun yönetimlerine alışmaları, örgütü onlar için değer verdikleri bir kişisel doyum kaynağı durumuna yükseltir. Böylece örgüt, daha büyük bir istikrar ve bütünleşme ölçüsüne ulaşır; üyeleri için yalnızca bir “araç” olmaktan çıkıp kendi başına değerli tutulan bir niteliğe bürünür; başka bir deyişle kurumlaşır (Ozankaya, 1984, 144).
4)-Başka kurumlardan ayırt edilen bir “toplumsal bileşime” ve “tabana” kavuşma: Bir toplumsal örgütün kimi kararları vardır ki, onun yapısı ve yöntemleri üzerinde kalıcı izler bırakır, örgüt üyelerini birbirine bağlar ve ona belli bir özellik, bir toplumsal bileşim özelliği kazandırır. Bu tür kararların en önemli bir bölümü “üyelik şartları”na ilişkindir. Belli yetişme koşullarına, belli yetenek ve yönelimlere sahip kişilerin üye olarak alınması örgüt üyelerinin görevlerine ilişkin belli tutum ve iş alışkanlıkları ile tanınması sonucunu verir. Örgütün kurumlaşması, bir yönüyle de böyle bir süreç içinde olur. Örneğin; SBF (Mülkiye) çıkışlıların yeğlenmesi durumu, hem SBF’nin, hem SBF çıkışlı görevlileri çalıştırmaya özen gösteren örgütlerin kurumlaşmasını sağlayan süreçlerden birisi olmaktadır.
Bir örgütün toplumsal bileşimi toplumsal tabanıyla yakından ilgilidir. Mesela: üyelerinin geldiği, örgütün hizmeti amaçladığı toplum kesimleri. Bu toplumsal taban, belirgin bir biçimde oluştuğu ve örgütü benimsediği ölçüde örgüt kurumlaşır (Ozankaya, 1984, 144).